Was das Tool tut und was nicht
Kunden mit Verwaltungslink können jederzeit stornieren oder verschieben, auch kurz vor dem Termin. Ihr Team kann Buchungen im Panel stornieren. Der Verwaltungslink erscheint nur auf dem Bestätigungsbildschirm des Kunden und wird nicht per E-Mail verschickt.
- Es gibt keine einstellbare Mindestfrist, weder für das Stornieren noch für das Verschieben.
- Gebühren oder Erstattungen wickelt das Tool nicht ab.
- Es gibt keinen Status „nicht erschienen“ und keinen Zähler für verpasste Termine. Die Berichte zeigen die Stornoquote, unterscheiden aber nicht zwischen No-Show und rechtzeitiger Absage.
- Da das System jede Stornierung annimmt, entscheiden Sie selbst, ob eine Folge eintritt, und das geschieht im Gespräch mit dem Kunden.
Was in die Richtlinie gehört
Eine kurze Richtlinie in einfacher Sprache beantwortet die üblichen Fragen und erspart Diskussionen vor Ort. Formulieren Sie sie zunächst für sich und prüfen Sie, ob ein Kunde sie beim ersten Lesen versteht. Mögliche Punkte:
- Bis wann der Kunde ohne Folgen stornieren oder verschieben kann.
- Was bei Nichterscheinen oder später Absage geschieht, etwa Verlust des Platzes oder neue Terminabsprache, und ob Verspätungen toleriert werden.
- Ob ein Betrag im Voraus fällig ist und unter welchen Bedingungen er zurückgezahlt wird.
- Wie umgebucht wird: über den Verwaltungslink oder per Kontakt mit dem Betrieb.
Wo Sie die Richtlinie mitteilen und verpasste Termine festhalten
Da die Buchungsseite kein eigenes Feld für die Richtlinie hat, nutzen Sie Kanäle, die Sie selbst steuern: den Text auf Ihrer Website neben dem Buchungsbutton, die Nachricht oder den Anruf zur Bestätigung oder einen Aushang am Empfang. Das Notizfeld im öffentlichen Formular gehört dem Kunden; der Betrieb kann dort keinen Text hinterlegen. Da das Tool keinen No-Show-Status kennt, halten Sie verpasste Termine selbst fest, mit Datum und Name des Kunden. Wenn Sie eine Buchung im Panel stornieren, wird der Zeitraum frei, zählt in den Berichten aber als Stornierung. Eine Ausfallgebühr erhebt 4appointments nicht; prüfen Sie vorher, ob und in welcher Höhe sie zulässig ist. Beispiel (zur Veranschaulichung): „Sie können bis zum Ende des Vortags stornieren oder verschieben; danach nehmen wir eine neue Buchung erst nach telefonischer Rücksprache an.“ Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Oft gestellte Fragen
Kann ich in 4appointments eine Mindestfrist für Stornierungen festlegen?
Nein. Kunden mit Verwaltungslink können jederzeit stornieren oder verschieben. Eine Frist, die Sie festlegen, ist eine Regel Ihres Betriebs, die Sie ausserhalb des Tools mitteilen.
Erhebt 4appointments eine Gebühr bei Nichterscheinen?
Nein. Es gibt weder Gebühren noch einen Status „nicht erschienen“. Wenden Sie eine Ausfallregel an, erfassen und kassieren Sie selbst, ausserhalb des Tools.
Woher weiss ich, dass der Kunde meine Richtlinie kennt?
Teilen Sie sie vor der Buchung mit, auf Ihrer Website, bei der Bestätigung oder im Betrieb. Die öffentliche Seite zeigt keinen vom Betrieb festgelegten Richtlinientext.
Erhält der Kunde einen Hinweis, wenn ich eine Buchung storniere?
Nein. Eine Stornierung im Panel löst keine Nachricht an den Kunden aus. Informieren Sie ihn direkt, per Telefon oder Nachricht.
Ein einfacher Kalender für Ihre Termine?
Sehen Sie sich die Tarife von 4appointments an. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite); die Stornierungsrichtlinie legen Sie selbst fest.
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