Was möglich ist und was nicht
Es gibt drei Dinge: belegte Zeiten aus einem externen Kalender importieren, eine einzelne ICS-Datei als bestätigte Buchungen importieren und den Kalender jedes Mitarbeiters exportieren.
- Eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook gibt es nicht, ebenso wenig eine Verbindung per Anmeldung.
- „Outlook“ meint hier nur einen ICS-Link, wie bei jedem anderen Kalender.
- Ändern oder löschen Sie einen Eintrag im externen Kalender, bleiben die Buchungen in 4appointments unverändert.
- Wer Google Kalender oder Outlook nutzt, verwaltet private Termine weiterhin dort und führt in 4appointments den Buchungskalender.
Belegte Zeiten per ICS-Link importieren
Im Bereich für externe Kalender kann ein Teammitglied den Kalender abonnieren, den es ohnehin nutzt. Dessen Einträge blockieren dann die Zeiten in der Verfügbarkeit, damit niemand darüber bucht. Der Link muss mit https beginnen, und jedes Mitglied kann bis zu 3 Kalender abonnieren. Der Abruf wiederholt sich etwa alle 15 Minuten, die Aktualisierung ist also nicht sofort sichtbar. Als „frei“ markierte Einträge werden ignoriert; nur belegte Einträge blockieren. Wiederkehrende Einträge werden in einem Zeitfenster von gut zwei Monaten berücksichtigt. Die ICS-Adresse holen Sie sich in Ihrer Kalender-App; prüfen Sie, wie die Option dort heisst.
Eine ICS-Datei importieren und Buchungen aufs Smartphone bringen
Für den Umstieg von einem anderen Kalender gibt es einen einmaligen Import. Jeder Mitarbeiter hat zudem einen eigenen ICS-Link für den Export.
- Eine ICS-Datei wird als bestätigte Buchungen importiert, nur für Einträge der nächsten 60 Tage; die Datei darf höchstens 2 MB gross sein.
- Vergangene oder sich überschneidende Einträge werden ignoriert. Der Titel wird zum Namen des Kunden; E-Mail-Adresse und Telefonnummer müssen Sie von Hand ergänzen.
- Der Import ist einmalig, es bleibt keine Verbindung bestehen: Später im alten Kalender angelegte Einträge kommen nicht an. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie den alten Kalender aufgeben.
- Abonnieren Sie den Export-Link im Kalender Ihres Smartphones, erscheinen die Buchungen neben Ihren privaten Terminen. Wie oft sich der Kalender aktualisiert, entscheidet Ihre App. Der Link ist vertraulich: Wer ihn kennt, kann ihn abonnieren.
Oft gestellte Fragen
Synchronisiert 4appointments mit Google Kalender?
Nein. Es gibt das Abonnieren eines ICS-Links, der belegte Zeiten importiert, und den ICS-Export des Kalenders jedes Mitarbeiters. Eine Änderung in Google ändert die Buchungen nicht.
Funktioniert es mit Outlook oder Microsoft 365?
Nur per ICS-Link, wie bei jedem anderen Kalender. Es gibt keine native Anbindung und keine Anmeldung mit dem Microsoft-Konto.
Wie lange dauert es, bis eine Änderung ankommt?
Externe Kalender werden etwa alle 15 Minuten abgerufen. Beim Export aufs Smartphone hängt das Intervall von Ihrer Kalender-App ab.
Sehen meine Kunden meinen privaten Kalender?
Nein. Importierte Einträge blockieren nur Zeiten in der Verfügbarkeit; Kunden sehen ausschliesslich freie Zeiten.
Keine Buchungen mehr über private Termine?
Probieren Sie 4appointments aus und binden Sie Ihren Kalender per ICS ein. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite).
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