Qué hace y qué no hace la herramienta
El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, incluso poco antes de la hora, y el cambio tampoco tiene plazo mínimo. El equipo puede anular reservas en el panel. No existe estado «no se presentó», ni contador de ausencias, ni cobro ni devolución de cargos. El enlace de gestión solo aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo. Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación hecha a tiempo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica alguna consecuencia depende del negocio y pasa por hablar con el cliente.
- Cancelar o cambiar la cita: en cualquier momento, desde el enlace de gestión
- Sin plazo mínimo configurable, sin estado «no se presentó» y sin cobro de cargos
- Anular una reserva en el panel libera el horario, pero cuenta como cancelación en los informes
- El panel no envía ningún aviso de cancelación al cliente
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe después que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias.
- Qué pasa en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno o tener que acordar una nueva cita.
- Si se admiten atrasos y durante cuánto tiempo se guarda el horario.
- Cómo cambiar la cita: con el enlace de gestión o contactando directamente con el negocio.
Dónde comunicar la política y cómo registrar las ausencias
Como la página de reservas no tiene un campo propio para la política, use los canales que usted controla: el texto en su web junto al botón de reserva, la llamada o el mensaje con el que confirma la cita, o un cartel en el local. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístrelas por su cuenta, en una hoja de cálculo o en un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, compruebe antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Ejemplo (ilustrativo): «Puede cancelar o cambiar la cita hasta el final del día anterior; después de ese plazo, la siguiente reserva solo se acepta tras una conversación por teléfono». Información general, no sustituye el asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que defina es una regla del negocio y debe comunicarla fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y un posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva: en su web, al confirmar la cita o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Vea los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratis, sin tarjeta (vea la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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