Rappels de rendez-vous : ce que 4appointments fait aujourd’hui et comment rappeler vos clients

Ce que 4appointments fait, et ne fait pas, aujourd’hui

Quand un client réserve depuis la page publique, la réservation reste en attente et bloque le créneau jusqu’à ce que votre équipe la confirme ou la refuse. Ni la confirmation ni le refus n’envoient de message au client, et il en va de même pour les annulations et modifications faites par l’équipe. Certains forfaits incluent des quotas de SMS et de WhatsApp de 4notify, mais le parcours de réservation ne les utilise pas. Ne partez donc pas du principe que le client reçoit quelque chose de lui-même : si vous voulez qu’il se souvienne du rendez-vous, c’est à vous de le contacter.

Donner l’essentiel au client dès la réservation

Le meilleur moment pour éviter les oublis est la réservation elle-même. Indiquez au client, à l’oral ou sur votre site, quand et comment vous le contacterez. Trois détails à connaître :

• Le lien d’annulation ou de report s’affiche sur l’écran de confirmation du client et ne lui est pas envoyé par e-mail. Conseillez-lui de l’enregistrer.
• Pour les réservations créées par l’équipe, le client ne voit jamais cet écran : copiez le lien de gestion et envoyez-le vous-même.
• Le numéro de téléphone saisi dans le formulaire public n’est pas conservé ; demandez le moyen de contact préféré lors de la confirmation.

Une routine manuelle pour la veille

Une routine courte, toujours faite à la même heure, vaut mieux qu’un effort occasionnel. Voici un exemple d’étapes possibles :

• Ouvrez dans le panneau la liste des réservations du lendemain, ou exportez-la en PDF et imprimez-la.
• Contactez chaque client par le canal qu’il a indiqué : appel, message personnel ou e-mail depuis votre propre messagerie.
• Demandez une courte réponse pour confirmer sa présence, afin de savoir sur qui vous pouvez compter.
• Si quelqu’un annule, annulez la réservation dans le panneau pour que le créneau se libère.
• Rappelez dans le message la prestation, la date, l’heure et le lieu, pour que le client n’ait rien à chercher.

Des rappels pour l’équipe, via le calendrier

Chaque membre de l’équipe dispose d’un lien ICS personnel, que l’on peut ajouter au calendrier du téléphone. Les réservations apparaissent alors dans l’agenda personnel, qui peut afficher des alertes. Cela rappelle les rendez-vous à l’équipe, pas au client, et le délai d’actualisation dépend de votre application de calendrier. Les réservations en attente apparaissent comme provisoires. Récupérez le lien ICS dans le panneau, puis utilisez l’option d’abonnement à un calendrier de votre application. C’est pratique si vous recevez seul et voulez voir votre journée à côté de vos engagements personnels.

Message de service ou communication commerciale ?

Rappeler un rendez-vous déjà convenu n’est pas la même chose qu’envoyer de la publicité, et la réglementation traite souvent les deux différemment. Avant d’utiliser votre liste de clients pour annoncer des nouveautés ou des offres, vérifiez les règles qui s’appliquent chez vous. Un rappel doit rester court : prestation, date, heure et manière d’annuler, sans y mêler d’offres ni de nouveautés. Information générale, qui ne remplace pas un conseil juridique.

Questions fréquentes