Qué hace y qué no hace la herramienta
El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, incluso poco antes de la hora, porque el cambio no tiene plazo mínimo. Tú puedes anular reservas en el panel. No existe el estado «no se presentó», ni contador de ausencias, ni cobro o devolución de cargos. Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación hecha a tiempo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, aplicar o no una consecuencia depende de tu negocio y de hablarlo con el cliente.
- Cancelar o cambiar desde el enlace, sin plazo mínimo
- Anular reservas en el panel, lo que libera el espacio
- Sin estado de ausencia ni cobro de cargos
- Los informes muestran cancelaciones, no ausencias
Qué puntos incluir en tu política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctala y comprueba después que un cliente la entendería a la primera lectura. Puedes incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias
- Qué pasa en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno o tener que agendar otra cita
- Si se admiten retrasos y cuánto tiempo se guarda el espacio
- Si hay un adelanto y en qué condiciones se devuelve
Dónde comunicar la política y cómo registrar las ausencias
La página de reservas no tiene un campo para la política, así que usa los canales que controlas: ponla en tu web junto al botón de reservar, repítela cuando confirmes la cita y colócala en el local, cerca de la recepción. El campo de nota del formulario público lo escribe el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístralas tú en una hoja de cálculo o en un cuaderno, con fecha y nombre. Si piensas cobrar un cargo por ausencia, revisa antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Información general; no sustituye el asesoramiento legal.
Preguntas que te harán
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que definas es una regla de tu negocio y la comunicas tú, fuera de la herramienta.
¿4appointments le cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplicas una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los haces tú, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comunícala antes de la reserva: en tu web, al confirmar o en el local. La página pública no muestra un texto de política que hayas definido tú.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. Anular una reserva en el panel no le envía ningún mensaje. Avísale tú directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quieres una política clara que se aplique sin discusiones?
Mira los planes de 4appointments: los primeros 12 meses son gratis, sin tarjeta. La política de cancelación la defines tú y la comunicas a tus clientes.
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