Qué hace y qué no hace la herramienta
Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica o no una consecuencia depende del negocio y pasa por hablar con el cliente. El enlace de gestión solo aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo.
- El cliente con el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, sin plazo mínimo.
- El equipo puede anular reservas en el panel, pero la anulación no envía ningún mensaje al cliente.
- No existe estado «no se presentó», ni contador de ausencias, ni cobro o devolución de cargos.
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación hecha a tiempo.
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe después que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias.
- Qué pasa en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno o acordar una nueva cita.
- Si se admiten retrasos y durante cuánto tiempo se guarda el horario.
- Si existe un abono adelantado y en qué condiciones se devuelve, y cómo cambiar la cita.
Dónde comunicar la política y registrar ausencias
La página de reservas no tiene un campo propio para la política, así que use los canales que usted controla: el texto en su web, junto al botón de reserva, y el mismo mensaje al confirmar la cita. También puede ponerlo en el local, junto al mostrador. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístrelas por su cuenta, en una hoja de cálculo o un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente; anular la reserva libera el horario, pero cuenta como cancelación en los informes. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, compruebe antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Información general, no sustituye el asesoramiento jurídico.
Preguntas frecuentes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla del negocio, comunicada fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva, en su web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Consulte los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratis, sin tarjeta (vea la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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