Cómo gestionar la disponibilidad de los empleados en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece las horas en que está libre.
Calendario y disponibilidad
Gestionar la disponibilidad significa decirle al sistema cuándo atiende cada persona del equipo. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad», y la página pública de reservas usa esos horarios para mostrar solo los periodos libres.
En «Proveedores» cree una entrada por cada persona que atiende a clientes. En «Disponibilidad» defina su horario semanal: días de trabajo y horas de inicio y fin, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, formaciones o bajas, añada excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también puede abrirse por excepción, por ejemplo un sábado extra. Estos registros se hacen con el permiso de edición que el titular concede en «Mi equipo».
Si la persona mantiene una agenda en otro sitio, en «Calendario externo» puede suscribirse al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados pasan a bloquear la agenda en 4appointments, con un retraso de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública, el cliente elige a una persona concreta o la opción «Cualquiera disponible». Con la segunda, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, dando preferencia a quien tiene menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor.
Cuando el equipo crea una reserva desde el panel, no se aplican las reglas de margen ni de antelación como en la página pública. Confirme siempre el horario de la persona antes de guardar.
Puntos clave
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (enlace ICS) para bloquear horas ocupadas en otras agendas
- ✓Opción «Cualquiera disponible» en la página pública de reservas
Preguntas frecuentes
¿Puede una persona trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro sitio en ciertos periodos, regístrelos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Puedo ver cuántas reservas tiene cada persona?+
Los informes incluyen tablas por proveedor, con reservas confirmadas, canceladas y pendientes. No existe un informe de tasa de ocupación.
¿Ven los empleados la agenda de sus compañeros?+
Depende de los permisos y de la visibilidad del calendario del equipo. Por defecto la visibilidad es a nivel de empresa, con los nombres de los clientes; puede restringirla a equipos, a compañeros seleccionados o hacerla privada. Revise estas opciones antes de dar acceso.
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