Calendarios externos: conectar su agenda mediante ICS

Qué es posible y qué no

Hay tres cosas: importar horarios ocupados de un calendario externo, importar un único archivo ICS como reservas confirmadas y exportar la agenda de cada miembro del personal. No existe sincronización con Google Calendar ni con Outlook, ni conexión mediante inicio de sesión. «Outlook» es solo el nombre que el panel da a un enlace ICS. Si modifica o borra un evento en el calendario externo, las reservas de 4appointments no cambian. Quien usa Google Calendar u Outlook sigue gestionando allí sus compromisos personales y usa 4appointments para la agenda de reservas.

Importar horarios ocupados mediante un enlace ICS

En la sección de calendarios externos, un miembro del equipo puede suscribirse al calendario que ya usa. Los eventos pasan a bloquear esos horarios en la disponibilidad, para que nadie reserve encima.

• La dirección ICS se obtiene en su aplicación de calendario; compruebe cómo se llama la opción en la interfaz que use.
• El enlace debe empezar por https y cada miembro puede suscribirse a hasta 3 calendarios.
• La lectura se repite aproximadamente cada 15 minutos, así que la actualización no es inmediata.
• Los eventos marcados como libres se ignoran; solo bloquean los ocupados.
• Los eventos recurrentes se leen dentro de una ventana de algo más de dos meses.

Importar un archivo ICS como reservas

Si tiene la agenda en otro sitio y quiere pasarla de una vez, la misma sección permite importar un archivo ICS como reservas confirmadas. La importación es única y tiene límites: solo entran los eventos que empiezan en los próximos 60 días, el archivo no puede superar los 2 MB y los eventos pasados o solapados se ignoran. El título del evento pasa a ser el nombre del cliente; no se importan correos ni teléfonos, así que habrá que añadirlos a mano. Como la importación es única, no queda ninguna conexión activa: los eventos que se creen después en el calendario antiguo no llegan. Compruebe el resultado antes de abandonar la agenda anterior.

Llevar las reservas al móvil

Cada miembro del personal tiene un enlace ICS propio para exportar. Al suscribirlo en el calendario del móvil, las reservas aparecen junto a sus compromisos personales. La frecuencia con la que se actualiza el calendario la decide la aplicación, no 4appointments. Las reservas pendientes aparecen como provisionales y la nota que el cliente escribe al reservar puede aparecer en la descripción del evento. También sirve para consultar la agenda en el ordenador sin abrir el panel. El enlace de cada persona muestra solo sus propias reservas. Trátelo como confidencial: cualquiera que conozca la dirección puede suscribirse.

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