Qué hace y qué no hace hoy 4appointments
Cuando un cliente reserva desde la página pública, la reserva queda pendiente y ocupa el hueco hasta que el equipo la confirma o la rechaza. Ni la confirmación ni el rechazo generan ningún mensaje al cliente, y lo mismo ocurre con las cancelaciones y los cambios hechos por el equipo. Algunos planes incluyen cuotas de SMS y WhatsApp de 4notify, pero el flujo de reservas no las utiliza. Por eso no conviene dar por hecho que el cliente reciba algo por sí solo: si quiere que recuerde la cita, tendrá que contactarlo por sus propios medios.
Dar al cliente lo esencial en el momento de reservar
El mejor momento para evitar olvidos es la propia reserva. Dígale al cliente, de palabra o en su web, cuándo y cómo se le contactará. Hay tres detalles que conviene conocer:
- El enlace para cancelar o cambiar la cita aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se le envía por correo. Sugiérale que lo guarde.
- En las reservas creadas por el equipo, el cliente nunca ve esa pantalla: copie el enlace de gestión y envíelo usted mismo.
- El teléfono escrito en el formulario público no se conserva; pida el contacto preferido al confirmar la reserva.
Una rutina manual para el día anterior
Una rutina breve, hecha siempre a la misma hora, funciona mejor que un esfuerzo ocasional. Un ejemplo de pasos posibles:
- Abra en el panel la lista de reservas del día siguiente, o expórtela a PDF e imprímala.
- Contacte con cada cliente por el canal que haya indicado: llamada, mensaje personal o correo desde su propia cuenta.
- Pida una respuesta corta que confirme la asistencia, para saber con quién puede contar.
- Si alguien cancela, anule la reserva en el panel para que el hueco vuelva a quedar libre.
- Repita en el mensaje el servicio, la fecha, la hora y el lugar, para que el cliente no tenga que buscarlos.
Recordatorios para el equipo, mediante el calendario
Cada miembro del personal tiene un enlace ICS propio, que puede suscribirse en el calendario del móvil. Así las reservas aparecen en el calendario personal, que puede mostrar avisos. Esto recuerda las citas al equipo, no al cliente, y la frecuencia de actualización depende de su aplicación de calendario. Las reservas pendientes aparecen como provisionales. Obtenga el enlace ICS en el panel y use la opción de suscripción a calendarios de su aplicación. Resulta útil para quien atiende solo y quiere ver el día junto a sus compromisos personales.
Mensaje de servicio o comunicación comercial
Recordar una cita ya acordada no es lo mismo que enviar publicidad, y la normativa suele tratar ambos casos de forma distinta. Antes de usar la lista de clientes para dar novedades u ofertas, conviene comprobar qué reglas se aplican en su caso. Un recordatorio debe ser breve: servicio, fecha, hora y cómo cancelar, sin mezclar ofertas ni novedades. Información general, no sustituye el asesoramiento jurídico.
Preguntas frecuentes
¿4appointments envía recordatorios a los clientes?
No. Hoy no sale de la herramienta ningún correo, SMS ni mensaje de WhatsApp hacia el cliente. Los recordatorios los tiene que hacer el propio negocio.
¿El cliente recibe el enlace para cancelar o cambiar la cita?
Solo lo ve en la pantalla de confirmación, justo después de reservar. No se envía por correo. En las reservas creadas por el equipo, hay que copiar el enlace y enviárselo al cliente.
¿Puedo usar las cuotas de SMS de mi plan para recordar citas?
No desde las reservas. Esas cuotas pertenecen a 4notify y el flujo de reservas no las usa. Los SMS o mensajes que envíe tendrán que salir de su teléfono o de otra herramienta.
¿Con cuánta antelación conviene contactar al cliente?
No hay una regla fija. Elija un momento que pueda cumplir siempre, por ejemplo al final del día anterior, y mantenga esa costumbre. En servicios largos o que exijan preparación, puede contactar antes.
¿Quiere una agenda sencilla para su equipo?
Consulte los planes de 4appointments: los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (véase la página de precios). La herramienta organiza la agenda; los recordatorios a los clientes siguen haciéndose por su cuenta.
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