Cómo resolver citas solapadas
Localice el cruce, mueva una de las citas, avise usted mismo al cliente y registre todo en la agenda para evitarlo.
Problemas reales
Las citas solapadas casi siempre nacen fuera de la herramienta: reservas aceptadas por teléfono o por mensaje que nadie anotó, o compromisos de otro calendario que 4appointments no conocía. La página pública y las citas creadas desde el panel comprueban disponibilidad, así que la clave es que todo pase por ahí. Así se corrige y así se previene.
Localice el cruce. Abra el calendario del día en vista de día o de semana y compare las citas del mismo prestador: las que se pisan se ven una sobre otra. Abra cada una para consultar el cliente, el servicio y el estado.
Decida cuál se mueve, normalmente la última en llegar o la creada a mano, y avise al cliente cuanto antes por teléfono o mensaje. 4appointments no envía ningún aviso al cliente cuando se cambia una cita, de modo que la comunicación es cosa suya.
Mueva la cita arrastrándola a un hueco libre del calendario o editándola desde «Reservas». Al cambiarla, se comprueban la disponibilidad y los solapamientos. Si el cliente va a usar su enlace de gestión, recuerde que solo se muestra en su pantalla de confirmación; en las citas creadas por el equipo debe copiarlo y enviarlo usted.
Para evitar que se repita, anote en «Reservas» cada cita que acepte por teléfono, porque al crearla se comprueba el horario del prestador, los solapamientos y los bloques ocupados importados. Suscriba además el enlace ICS de su otro calendario en «Calendario externo»: sus compromisos personales bloquearán huecos en la página pública.
Puntos clave
- ✓La vista de día o de semana muestra los cruces de un vistazo
- ✓Mover una cita no avisa al cliente: hágalo usted por su canal habitual
- ✓Registrar cada cita telefónica en «Reservas» elimina la causa más frecuente
Preguntas frecuentes
Tengo un sistema online, ¿cómo se produjo el solapamiento?+
Lo más habitual es una cita aceptada fuera de la herramienta, un evento de otro calendario que no estaba suscrito por ICS o un evento importado de un archivo .ics que se solapaba y fue ignorado. La suscripción por enlace se actualiza cada 15 minutos aproximadamente.
¿Recibiré una alerta si se crea un solapamiento?+
No hay alertas de solapamiento. Lo que sí hace 4appointments es comprobar la disponibilidad al reservar desde la página pública y al crear citas desde el panel, por lo que conviene registrar todo ahí.
Guías relacionadas
¿Quiere una sola agenda para todas sus citas?
Con 4appointments reúne en un calendario las reservas de la web y las que anota su equipo. Los primeros 12 meses son gratis, sin tarjeta.
Pruebe 4appointments