Comment gérer les clients qui ne se présentent pas
Pas de statut d'absence dans l'outil : on agit en amont, par la confirmation manuelle, et on suit les cas à part.
Problèmes concrets
Un client qui ne vient pas coûte un créneau perdu. 4appointments n'a pour l'instant ni statut d'absence, ni compteur par client, ni liste noire, ni message automatique. Il reste néanmoins plusieurs leviers réels pour limiter le problème, et une bonne organisation à mettre en place autour.
Utilisez la confirmation manuelle comme filtre. Toute réservation publique arrive « en attente » : vous la confirmez ou la refusez dans « Réservations ». Avant de confirmer un créneau important, appelez le client ou écrivez-lui : la demande bloque le créneau, et vous obtenez un accord réel avant le jour J.
Facilitez l'annulation. Le client reçoit un lien de gestion sur son écran de confirmation et peut annuler ou reporter sans vous appeler, sans préavis minimal imposé. Rappelez-lui ce lien quand vous lui répondez : un créneau libéré la veille se remplit plus facilement qu'un créneau resté vide.
Préparez la veille vous-même. L'outil n'envoie aucun rappel ; consultez la liste du lendemain, exportable en CSV, XML ou PDF, et contactez par téléphone ou message ceux dont vous avez les coordonnées, surtout pour les prestations longues ou coûteuses.
Pour un acompte, l'encaissement en ligne n'est pas disponible dans les formules actuelles. Si vous en demandez un, vous l'organisez en dehors de l'outil et ne confirmez la réservation qu'une fois la somme reçue. Annoncez clairement cette règle avant la confirmation.
Pour les cas répétés, tenez votre propre suivi (un carnet ou un tableur), car l'outil ne garde pas d'historique d'absences. Si vous ne souhaitez plus accepter un client, refusez ses nouvelles demandes en attente. Le rapport d'annulations vous donne, lui, une vue d'ensemble.
À retenir
- ✓La confirmation manuelle permet de joindre le client avant que le créneau soit validé
- ✓Le lien de gestion laisse le client annuler ou reporter seul, sans délai imposé
- ✓Les rapports comptent les annulations, mais pas les absences
- ✓Un acompte éventuel se règle hors de l'outil, puis vous confirmez à la main
Questions fréquentes
Puis-je marquer un rendez-vous comme « absent » ?+
Pas pour l'instant : il n'existe pas de statut d'absence ni de compteur par client. Notez vos cas à part, dans un document à vous, et décidez au moment de confirmer les prochaines demandes.
Puis-je conserver un acompte si le client ne vient pas ?+
Cela dépend de ce que vous avez annoncé et fait accepter au client avant la réservation, et de la réglementation qui s'applique à votre activité. Informez-le clairement, par écrit, avant de confirmer, et renseignez-vous si vous avez un doute.
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